5 Tipps für organisiertes Arbeiten mit Outlook

Jeden Morgen ein volles Postfach? Glauben Sie uns, durch die zunehmende Digitalisierung unseres Arbeitsalltags geht es vielen so! Überflutung mit E-Mails, zahlreiche Besprechungen und wöchentliche Statusmeetings – hier ist Ihre Organisation gefragt.

Bei Krämer IT arbeiten wir mit dem E-Mail-Client Outlook und können so unsere Aufgaben, Ressourcen und Termine effizient und übersichtlich organisieren. Outlook kann sowohl mobil, auf dem PC als auch über die Web-Oberfläche genutzt werden und ist somit jederzeit abrufbar.

Diese 5 Tipps sollen Ihnen helfen, Outlook strukturiert einzusetzen, um Ihren Arbeitsalltag einfach organisieren zu können:

 

Aufgaben aus E-Mail generieren

Merken Sie sich die E-Mails, die sie zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten möchten einfach vor, indem Sie die E-Mail auf das Kalender- oder Aufgabensymbol links unten ziehen. Anschließend befindet sich die E-Mail im Textfeld des Termins oder der Aufgabe. So stehen Ihnen bei Bearbeitung der Aufgabe sofort alle Informationen zur Verfügung und ein erneutes Durchsuchen des Postfachs entfällt.
Sind weitere Personen an der Aufgabe oder des Termins beteiligt, können sie die einfach zum Termin einladen oder die Aufgabe an die zuständigen Mitarbeiter delegieren.

 

Gruppenkalender erstellen

Eine Team-Besprechung zu veranlassen ist meist mit hohem Zeitaufwand verbunden. Dazu muss nämlich zunächst jeder Kalender nach freien Terminen überprüft werden. Outlook bietet die Möglichkeit einen Gruppenkalender anzulegen, um dort die Termine des gesamten Teams zu organisieren. Dadurch lassen sich leichter gemeinsame Besprechungen planen und im Krankheitsfall eines Mitarbeiters können dessen Termine eingesehen und übernommen werden.

So funktioniert‘s:

Das Menüband bietet die Option „Kalender verwalten“, unter der sich die Schaltfläche „Kalendergruppen“ befindet. Dort wählen Sie „Neue Kalendergruppe erstellen“ aus, die Sie anschließend benennen können. Aus der Kontaktliste können Sie dann ganz einfach die Gruppenmitglieder auswählen und hinzufügen.

 

Farbliche Kategorisierung

Mittels der Kategorisierung können Sie Termine, Aufgaben, E-Mails, Adressen farblich kennzeichnen, um diese z.B. Projekten leichter zuordnen zu können. Dazu klicken Sie im Menüband unter „Kategorien“ auf „Kategorisieren“ und wählen dort „Alle Kategorien“. Dort können Sie die Standardkategorien umbenennen und bis zu 25 weitere Kategorien erstellen. Anschließend müssen Sie die Elemente, die Sie einer Kategorie hinzufügen möchten nur noch öffnen und ebenfalls unter „Kategorisieren“ die passende Farbe zuordnen.

 

E-Mails zur richtigen Zeit versenden

Mit dieser Option können Sie die Zustellung Ihrer Mails planen. So können Sie wichtige Mails verschicken, auch wenn Sie z.B. gerade nicht am Arbeitsplatz sind.

Dazu wählen Sie nach dem Verfassen der Mail „Optionen“ und dort die Auswahl „Übermittlung verzögern“. Im neuen Fenster setzen Sie ein Häkchen bei „Übermittlung verzögern bis“ und wählen Datum und Uhrzeit, wann die Mail versendet werden soll. Klicken Sie anschließend einfach wie gewohnt auf „senden“.

 

Regelmäßig archivieren

Um in Ihrem Postfach den Überblick zu behalten, müssen Sie regelmäßig aufräumen. Das bedeutet, die Mails zu archivieren.

Hier hilft Ihnen die Autoarchivierung von Outlook:

Die finden Sie oben unter „Datei“ und dann „Optionen“. Im neuen Fenster klicken Sie rechts auf „Erweitert“. Dort finden Sie die Option zur Autoarchivierung. Klicken Sie auf „Einstellungen für AutoArchivierungen“, um dort Ihre Einstellungen vorzunehmen.

 

Machen Sie es wie wir – bleiben Sie strukturiert!