Es war eine dieser unscheinbaren E-Mails, die man im Alltag fast übersehen könnte. Kein rotes Warnsignal, kein „dringend“ im Betreff. Und doch hatte sie es in sich:
Microsoft kündigte an, dass wir im SPLA-Lizenzbereich rückwirkend über mehrere Jahre geprüft werden sollten. Beauftragt wurde niemand Geringeres als KPMG.
In diesem Moment war eines klar: Das wird kein gewöhnlicher Vorgang.
Ein Prüfverfahren mit maximaler Komplexität. Es war unsere erste Prüfung dieser Art und entsprechend groß war die Unsicherheit.
- Was genau wird geprüft?
- Wie tief geht die Analyse?
- Welche Risiken ergeben sich daraus?
Schnell wurde deutlich: Es handelt sich nicht um einen einfachen Zahlenabgleich, sondern ein hochkomplexes Auditverfahren mit einer vollständigen, detailgenauen Aufarbeitung mehrerer Jahre.
Dabei blieb es nicht bei internen Daten. In einzelnen Fällen waren sogar Vor-Ort-Prüfungen bei Kunden notwendig, um reale Nutzungsszenarien und konkrete Lizenzzuweisungen nachvollziehen zu können.
Die Anforderungen waren entsprechend hoch: vollständige Transparenz, lückenlose Nachvollziehbarkeit und eine revisionssichere Dokumentation über sämtliche Produkte, Zeiträume und Kunden hinweg. Oder anders gesagt: Jedes Produkt. Jeder Monat. Jeder Kunde.
Ein Audit dieser Größenordnung lässt sich nicht nebenbei erledigen. Über Monate hinweg floss ein erheblicher Teil unserer Ressourcen in die Aufbereitung, Abstimmung und Validierung der Daten.
Das bedeutete nicht nur mehrere hundert Arbeitsstunden, sondern auch die Erstellung komplexer Auswertungen, zahlreiche Abstimmungen in Meetings und eine kontinuierliche Kommunikation mit KPMG und Microsoft.
Fachlich wie organisatorisch war dieser Prozess anspruchsvoll und dauerhaft präsent im Tagesgeschäft.
Nach über einem halben Jahr intensiver Prüfung kam schließlich das Ergebnis. Und es war eines, auf das wir wirklich stolz sind.
