Hosted Dokumenten-Management-System

Schneller und einfacher Einstieg in die digitale Archivierung

Mit unserem modernen Archivsystem können Dokumente wie Rechnungen, Verträge usw. gescannt, archiviert, verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Schriftstücke müssen nie wieder mühsam abgelegt werden und das platzraubende Lagern von Ordnern entfällt.

Alle Funktionen anzeigen

Schnell installiert

Sie können sofort beginnen Ihre Ordnerstrukturen individuell nach Ihren Bedürfnissen anzulegen und Dokumente abzulegen. Unser Support Team unterstützt Sie bei der Einrichtung.

Funktional und einfach

Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne Ihr weiteres Zutun klassifiziert werden.

Mühelos wiederfinden

Durch eine integrierte Suchfunktion können wichtige Dokumente mühelos gefunden und von überall aufgerufen werden- egal ob im Büro, zu Hause oder auf Reisen.

Ordner- und Dokumentenberechtigungen

Um sicherzustellen, dass die archivierten Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht DMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von Zugriffsrechten. So bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt. Die Vergabe von Dokumenten-Berechtigungen erfolgt jeweils über den Klassifizierungsdialog.

Intelligente Klassifizierung

Unser DMS ermittelt die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab. Ihr Schriftgut wird in kürzester Zeit am richtigen Ort abgelegt. Die Klassifizierung und Archivierung kann entweder manuell durch den Benutzer oder automatisch erfolgen.

Plattform- und Standortunabhängig

Oft benötigt man ein bestimmtes Dokument, wenn man gerade nicht im Büro ist. Mit unserem System können Sie von überall aus über ihren PC, Laptop oder Ihr Smartphone auf ihre Daten zugreifen. Apps für iOS und Android garantieren dabei größtmögliche Flexibilität.

Schnelle Dokumentensuche

Mit unserem DMS sind geschäftsrelevante Informationen leicht wieder aufzufinden. Durch die Suche nach Eigenschaften wie Name des Autors, Bezeichnung, Abteilung, Datum, Kategorie und Status können Dokumente schnell lokalisiert werden.

Hohe Datensicherheit

Alle Dokumente werden sicher auf hochverfügbare Server unseres saarländischen Rechenzentrums abgespeichert. Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.

Funktionen des DMS

Unser Dokumenten-Management-System enthält alle wichtigen Funktionen in einem Paket

Web Client

Über den Web Client ist ein plattform- und standortunabhängiger Zugriff auf das Archiv über den Internetbrowser am PC, Laptop, Smartphone und Tablet möglich.
PDF Editor

Der interne PDF Editor erlaubt es archivierte PDF-Dateien nachträglich mit Kommentaren und Bildern (z.B. Stempeln) zu versehen und als neue Version abzulegen.
Versionsverwaltung

Die Versionsverwaltung ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments.
Scannen & archivieren

Scannen Sie Ihren Posteingang und legen Sie ihn anschließend digital und sicher im DMS Archiv ab.

Benutzer & Gruppen

Eine professionelle Benutzer- und Gruppenverwaltung ermöglicht den sicheren Zugriff auf das System, dessen Funktionen und auf die archivierten Dateien.
Volltextindexierung

Das DMS führt eine automatische Volltexterkennung (OCR) auf die archivierten Dokumente durch.
Backup & Restore

Mit den modernen Backup-Funktionen der Archivlösung können Sie Ihre Daten automatisiert sichern und bei Bedarf wiederherstellen.